Thiên tai, hỏa hoạn, sai sót do con người... việc lưu trữ tài liệu theo phương thức truyền thống đã cho thấy nhiều bất cập và lỗ hổng, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Kho lưu trữ điện tử do vậy không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, mà còn là lựa chọn tất yếu để thích nghi trong thời đại số này.
1. Rủi ro của phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống
Khi doanh nghiệp tiếp tục duy trì phương pháp lưu trữ tài liệu thủ công mà không chuyển sang số hóa, họ có thể đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng:
1.1. Mất mát hoặc hỏng hóc tài liệu
Tài liệu giấy dễ bị thất lạc, hư hỏng do cháy, nước, hoặc các yếu tố môi trường. Khi không có bản sao lưu điện tử, việc khôi phục lại tài liệu gần như không thể.
1.2. Tốn nhiều thời gian và công sức
Việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu thủ công mất rất nhiều thời gian. Điều này ảnh hưởng đến năng suất công việc và dẫn đến chậm trễ trong xử lý các yêu cầu.
1.3. Chi phí cao cho việc lưu trữ vật lý
Lưu trữ tài liệu giấy đòi hỏi không gian lớn và chi phí để duy trì, bao gồm việc bảo quản, sắp xếp và nhân lực để quản lý tài liệu.
1.4. Khó khăn trong việc tuân thủ quy định pháp luật
Một số quy định pháp luật yêu cầu bảo quản và quản lý tài liệu trong thời gian dài. Việc không số hóa khiến doanh nghiệp khó tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
1.5. Bảo mật kém
Tài liệu giấy dễ bị truy cập trái phép hoặc bị sao chép mà không được kiểm soát chặt chẽ, làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng.
1.6. Khả năng mở rộng bị giới hạn
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng tài liệu ngày càng tăng, việc quản lý chúng thủ công trở nên phức tạp và thiếu hiệu quả. Hệ thống lưu trữ thủ công không linh hoạt để đáp ứng yêu cầu mở rộng.
1.7. Gián đoạn kinh doanh do thiên tai hoặc sự cố
Nếu xảy ra các sự cố không lường trước như hỏa hoạn, lũ lụt, doanh nghiệp có thể mất hoàn toàn dữ liệu mà không có cách phục hồi nếu chỉ lưu trữ tài liệu giấy.
Chính vì vậy, số hóa tài liệu là bước đi cần thiết để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
2. Các dạng kho lưu trữ điện tử phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay
2.1. Hệ thống tự động hóa quản lý hồ sơ lưu trữ
Hệ thống này được sử dụng để tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó giúp phân loại, định hình và theo dõi hồ sơ theo danh mục, từ đó quản lý thời gian lưu trữ và tuân thủ các quy định pháp lý.
- Mục đích: Lưu trữ và quản lý các hồ sơ hành chính, văn bản quan trọng của doanh nghiệp.
- Lợi ích: Tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý hồ sơ, giảm thời gian xử lý công việc.
2.2. Lưu trữ điện tử chứng từ tài chính
Dạng lưu trữ này tập trung vào việc lưu trữ và quản lý các tài liệu tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính. Các chứng từ này thường được số hóa để đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
- Mục đích: Lưu trữ tài liệu liên quan đến tài chính và kế toán.
- Lợi ích: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán, giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu và dễ dàng kiểm tra, đối soát khi cần.
2.3. Lưu trữ tài liệu dự án
Trong các lĩnh vực như xây dựng, thiết kế hay sản xuất, hệ thống lưu trữ tài liệu dự án rất quan trọng. Các tài liệu như bản vẽ, hợp đồng, thuyết minh kỹ thuật, dự toán cần được lưu trữ và quản lý chặt chẽ để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
- Mục đích: Quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến dự án.
- Lợi ích: Giúp giảm thiểu sai sót, dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ dự án, đảm bảo sự thống nhất trong các giai đoạn.
2.4. Lưu trữ các văn bản quy phạm và tiêu chuẩn
Dạng lưu trữ này thường được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các tiêu chuẩn, quy định, hoặc các văn bản quy phạm nội bộ. Đặc biệt, các công ty có chứng nhận ISO hay các hệ thống quản lý chất lượng đều cần lưu trữ các tài liệu này một cách cẩn thận.
- Mục đích: Lưu trữ các văn bản pháp lý, tiêu chuẩn và quy phạm.
- Lợi ích: Đảm bảo tài liệu chất lượng được cập nhật kịp thời, tuân thủ các yêu cầu quản lý chất lượng.
2.5. Lưu trữ tài liệu kỹ thuật
Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa cần quản lý tài liệu kỹ thuật như hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật của sản phẩm. Việc số hóa các tài liệu này giúp dễ dàng cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho khách hàng.
- Mục đích: Quản lý tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.
- Lợi ích: Giảm thiểu sai sót trong việc cung cấp thông tin sản phẩm, tăng cường dịch vụ chăm sóc khách hàng.
2.6. Lưu trữ tài liệu pháp lý
Các doanh nghiệp cần lưu trữ các tài liệu pháp lý như hợp đồng, biên bản cuộc họp, quyết định, và các văn bản pháp lý khác để phục vụ cho các hoạt động nội bộ và các vấn đề pháp lý liên quan.
- Mục đích: Lưu trữ và quản lý các tài liệu pháp lý quan trọng.
- Lợi ích: Đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho các tài liệu pháp lý, hỗ trợ trong quá trình giải quyết tranh chấp hoặc kiểm toán.
2.7. Lưu trữ tài liệu nhân sự
Dạng lưu trữ này tập trung vào việc quản lý thông tin nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, quyết định bổ nhiệm, bảng lương và các tài liệu liên quan đến quản lý nhân sự.
- Mục đích: Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.
- Lợi ích: Tăng cường tính minh bạch và rõ ràng trong quản lý nhân sự, dễ dàng truy xuất thông tin nhân viên.
Kết luận
Việc số hóa lưu trữ tài liệu không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các doanh nghiệp cần sớm triển khai các hệ thống kho lưu trữ điện tử để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa và cải thiện khả năng cạnh tranh trong thị trường.
______________
Liên hệ với DND ngay để được tư vấn miễn phí:
Công ty Cổ Phần Công Nghệ DND
- Hotline/Zalo:0363194777
- Tư vấn miễn phí: 0363194777
- Email: congnghednd@gmail.com
