Thiên tai, hỏa hoạn, sai sót do con người... việc lưu trữ tài liệu theo phương thức truyền thống đã cho thấy nhiều bất cập và lỗ hổng, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Kho lưu trữ điện tử do vậy không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, mà còn là lựa chọn tất yếu để thích nghi trong thời đại số này.